Politique de confidentialité et conditions d’utilisation

Nos pratiques en matière de confidentialité font partie de l’engagement que nous avons pris, à titre de société, de respecter les individus, des promoteurs de régimes et des participants aux représentants et à nos propres employés. Depuis longtemps présente dans le secteur des services financiers, notre société a toujours établi ses pratiques commerciales de façon à empêcher la divulgation de renseignements confidentiels et cherche à maintenir les normes d’éthiques les plus élevées.

Lorsque vous désirez participer à un régime d’assurance collective établi par Johnston Group, vous devez partager vos renseignements personnels. Vous pouvez par exemple répondre à des questions portant sur votre état de santé, votre revenu et votre famille. Johnston Group reconnaît la nature confidentielle de ces renseignements et ne recueillera, n’utilisera et ne divulguera vos renseignements personnels que pour répondre aux conditions de vos contrats et régimes collectifs, dont les suivants :

  • détermination de votre admissibilité à une protection, des garanties et des services d’assurance;
  • traitement de vos demandes de règlement;
  • offre de produits et de services complémentaires;
  • respect des exigences en matière de réglementation.

Nous communiquerons avec vous et vous demanderons votre consentement si nous devons utiliser vos renseignements à d’autres fins.

Collecte des renseignements personnels

Pour la plupart des adhérents à un régime d’avantages sociaux, nous obtenons tous les renseignements dont nous avons besoin directement de l’employeur ou de l’employé (dans le demande de participation de l’employeur ou la demande d’adhésion de l’employé). Ces renseignements peuvent comprendre de nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’âge, l’occupation, le salaire, la situation familiale de l’employé ainsi que ses réponses aux questions sur la santé.

Dans certains cas, nous pouvons demander des renseignements supplémentaires du MIB Group, Inc. (Bureau de renseignements médicaux), des compagnies qui établissent les régimes d’assurance maladie, de médecins ou d’autres professionnels de la santé autorisés, ou d’autres établissements afin de déterminer l’admissibilité de l’employé à la protection.

Lorsqu’un employé présente une demande de règlement, nous pouvons aussi recueillir des renseignements sur lui pour déterminer son admissibilité et la nature des frais. Nous pouvons communiquer avec lui, des professionnels de la santé ou d’autres fournisseurs.

Tous les renseignements sont recueillis avec le consentement de l’employé. Nous faisons tout notre possible pour que les renseignements que nous conservons soient précis et courants, et nous demandons aux employés de nous aviser de tout changement afin de maintenir nos dossiers à jour. Nous sommes ainsi plus en mesure d’offrir un meilleur service.

Extraction de données du site Web

Nous extrayons des données informatiques relatives aux visites de notre site Web afin d’améliorer continuellement l’expérience des navigateurs. À cet effet, nos partenaires tiers et nous utilisons des témoins volatils et persistants pour faciliter et optimiser la navigation – à des fins de commercialisation, de surveillance et d’évaluation de l’utilisation et des activités y afférentes. Si vous le souhaitez, vous pouvez supprimer les témoins (cookies) en suivant les directives fournies par votre navigateur Internet sous la rubrique « Aide ».

Protection des renseignements personnels

Nous faisons tout notre possible pour nous assurer que les renseignements que nous détenons, sous forme électronique ou sur papier, sont protégés contre la perte et l’accès non autorisé.

Nos systèmes sont conçus pour empêcher l’accès non autorisé et nous limitons l’accès aux renseignements personnels aux personnes responsables de la gestion des régimes et des garanties collectives. Tous nos employés signent une entente de non-divulgation pour encore mieux protéger la confidentialité de vos renseignements personnels.

Nous ne conservons que les renseignements personnels que si nous en avons besoins pour gérer un régime et respecter les exigences en matière de réglementation. Notre société a établi des politiques et des méthodes pour détruire sans danger tous les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires.

Enfin, nous protégeons la confidentialité des renseignements personnels lorsque nous traitons avec d’autres personnes ou organismes (comme les autres sociétés qui versent des prestations), et nous assurons qu’ils ne sont pas utilisés à des fins non autorisés.

*On entend par renseignements personnels tous les renseignements sur une personne identifiable, mais non son nom, son titre, son adresse professionnelles et son numéro de téléphone.

Divulgation des renseignements personnels

Nous n’utilisons les renseignements fournis à l’adhésion et pour les demandes de règlement que pour gérer les régimes d’assurance collective et nous assurer que les participants reçoivent tous les avantages auxquels ils on droit. Nous pouvons par conséquent divulguer les renseignements personnels :

  • aux compagnies d’assurance et fournisseurs de services versant des prestations aux termes d’un contrat collectif;
  • aux médecins ou autres établissements de santé pour la détermination de l’admissibilité à la protection et le traitement des demandes de règlement;
  • aux représentants autorisés, comme les personnes munies d’une procuration ou les agents d’assurance;
  • à l’État ou aux organismes de réglementation lorsque la loi l’exige et pour le traitement des demandes de règlement.

Vos renseignements personnels

Vous pouvez à tout moment nous demander quels sont les renseignements que nous avons recueillis sur vous et les raisons pour lesquelles nous les avons recueillis. Nous vous répondrons dans les 30 jours suivants et vous donnerons l’accès aux renseignements sur vous que nous avons dans nos dossiers.

Vous devrez nous présenter votre demande par écrit et fournir une preuve de votre indentité.

La politique de confidentialité explique comment nous recueillons, protégeons et divulguons les renseignements personnels dont nous avons besoin pour gérer votre régime d’avantages sociaux. Vous avez le droit de ne pas nous fournir une partie ou la totalité de vos renseignements personnels et de refuser que nous divulguons vos renseignements à certaines fins. Vous pouvez exercer ce droit, mais nous devons vous aviser que notre capacité à vous offrir une protection aux termes d’un régime collectif pourrait en être limitée. Il en serait de même de notre capacité de gérer vos garanties collectives, dont le traitement de vos demandes de règlement.

Le responsable de la confidentialité

Veuillez communiquer avec le responsable de la confidentialité à l’adresse indiquée ci-dessous si vous désirez :

  • mieux connaître les types de renseignements que nous recueillons;
  • exprimer votre inquiétude à propos de notre politique de confidentialité ou la façon dont nous traitons vos renseignements personnels;
  • mieux comprendre notre politique de confidentialité.
Responsable de la confidentialité
Johnston Group Inc.
582, rue King Edward
Winnipeg, Manitoba R3H 0P1